Medición en los Sistemas de Gestión Luz Marina Hernández

La implantación de complejos sistemas de gestión, no pueden ignorar la necesidad de medir, más allá de ser requisito básico de control es la única garantía de conocer la efectividad de los procesos relacionados y de control que requiere la organización que decide gestionar bajo un enfoque sistémico sus operaciones o parte de ellas, para aventajarse y generar ahorros funcionales. Para que el sistema trabaje en función de la organización y no al revés, será necesario establecer objetivos claros, períodos y responsabilidades en el tiempo medibles y entendidas por los involucrados. De otra manera cualquier medición será aislada, y absurda.

Definiciones

• Indicadores: Es el diseño de una medición, para cuantificar magnitudes relacionadas con el desempeño y cumplimiento de los criterios de éxitos de un proceso o actividad
• Medir: Es el proceso de obtención de datos requeridos para el indicador, lo cual se transformara en información
• Alcance: Medición general de los procesos dentro de un sistema de gestión

Medición en los sistemas de gestión. ¿Qué Medir?
Los sistemas de gestión como modelos de trabajo para manejar procesos, operaciones y actividades dentro de las organizaciones, son un conjunto de recursos que al combinarse de forma planificada deben cubrir los objetivos iniciales de su creación, y comprenden el nivel estratégico, táctico y operativo. Justo en el punto donde se genera la información de los diferentes niveles y objetivos del sistema es donde se requiere la lupa para el desarrollo de indicadores, y será la clave para verificar si el sistema de gestión implantado es eficaz a los fines planificados. De esta manera se garantiza que el sistema siempre trabajará en función de los objetivos y por lo tanto no serán procesos aislados dentro de la organización, obsérvese la figura A para entender gráficamente donde pueden ser localizados generalmente los puntos de atención para medir:

Ahora bien, pareciera que este esquema no presenta más que una visión con sentido común de los puntos clave donde generar indicadores. Sin embargo pareciera una tendencia generalizada encontrar mediciones fuera de este contexto que se institucionalizan dentro de las organizaciones como intocables, generando un valor agregado casi negativo a continuación una lista de características frecuentes:

• Indicadores con largos períodos de tiempo mostrando el mismo valor
• Indicadores desligados de la estrategia corporativa, táctica u operaciones
• Indicadores con interpretaciones misteriosas, ocultas o desconocidas
• Nadie sabe de los indicadores, sólo lo maneja el jefe del área o la alta gerencia
• Todos saben que están en la cartelera, pero nadie sabe cómo contribuye su gestión a esos resultados

La idea de manejar y mantener un indicador no debe ser visto como capricho o requisito de un sistema, debe ser una herramienta de trabajo que aporte y permita generar ahorros funcionales mediante la toma de decisiones acertadas en base a información real del proceso que se mide. De esta manera los indicadores no sólo serán claves para todos los colaboradores, sino que el sistema puede convertirse en un área de servicio a la orden de los principales procesos organizativos, cubriendo los objetivos reales para el cual fue diseñado. Sin olvidar que no pueden ser eternos, los indicadores cambian en la medida que la organización se mueve, si van de la mano –indicadores y procesos- los números darán claras señales cuando llegue el momento de mejorar, cambiar o sustituir un indicador por otro. Se debe prestar especial atención cuando el indicador cubre la meta. No necesariamente se han logrado los objetivos…

Conclusiones
Se requiere observación de los objetivos reales en cada etapa o proceso clave, para descubrir los puntos que merecen ser medidos, de esta forma no se desgastarán recursos en vano, y las mediciones siempre aportarán un valor que aventajará a la organización.

Sobre el autor
Luz Marina Hernández
luzmahdd@hotmail.com