Eficiencia, Eficacia y Efectividad Calidad Empresarial Aida Lurys Pérez Quintero

Resumen

El siguiente artículo está dirigido a todo aquel que de una manera u otra se interese por el estudio de la economía y dentro de ella el papel que juega la administración empresarial. Pretende de un modo conciso, y no por ello menos importante, analizar las aristas del concepto administración, razonando sobre la relación estrecha que existe entre algunos términos muy manejados y significativos como lo son las 3 E (Eficiencia, Eficacia, Efectividad) y la calidad.

Introducción
La palabra administración proviene del latín ad (hacia, dirección, tendencia) y minister (subordinación, obediencia, al servicio de), y significa aquel que realiza una función bajo el mando de otro, es decir, aquel que presta un servicio a otro, estar al servicio de otro (de la sociedad, haciéndola más productiva (eficiencia, para el cumplimiento de sus objetivos (eficacia)).

La administración es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos.

Según varios autores:

• La Administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. (George R. Terry)
• La Administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado. (José A. Fernández Arenas)
• La Administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad. (Lourdes Münch Galindo y José García Martínez)

A partir de las definiciones anteriormente dadas se puede resumir que la administración es una de las actividades humanas más importantes y antigua que existe en el mundo, y es definida como: el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas.

Una ampliación de esta definición básica sería:

1. Como administradores las personas realizan funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.
2. La administración se aplica a todo tipo de organizaciones pues constituyen su objeto de estudio, es aplicable a empresas privadas y públicas; instituciones públicas y organismos estatales, y a las distintas instituciones privadas, por ejemplo: iglesias; universidades; gobiernos y organismos municipales, provinciales, nacionales, hospitales y otras instituciones de salud, fundaciones, etc. y a todos los tipos de empresas privadas incluso las familias y hogares.
3. Es aplicable a los administradores en todos los niveles organizacionales.
4. La meta de todos los administradores es crear un superávit.
5. La administración se ocupa de la productividad lo que implica eficacia y eficiencia.

Es indispensable detener la mirada en estos últimos elementos que completan la definición básica de administración, por lo que se realizará su descripción en el desarrollo de este artículo.

Desarrollo

La meta de los administradores es crear superávit, productividad, lo que implica eficiencia, eficacia, y efectividad.

La productividad se define como la relación que existe entre los resultados (productos u otros) y los insumos (trabajo, materiales, capital) dentro de un período dado, considerando la calidad.

Productividad = Resultados / Insumos (periodo de tiempo dado, calidad)

La productividad implica eficiencia, eficacia, efectividad, y siempre en su fórmula se ha considerado la calidad, para el buen desempeño individual y organizacional.

Pasamos entonces a la definición de las 3 E y el término calidad.

1. Eficiencia: es lograr que la productividad sea favorable o sea es lograr el máximo resultado con una cantidad determinada o mínima de insumos o recursos, lograr los resultados predeterminados o previstos con un mínimo de recursos.
   
   La palabra recurso se utiliza de forma amplia no sólo se hace alusión a los que se necesitan económicamente para llevar a cabo el proceso productivo o el servicio que se brinde sino a todos los que entran a jugar un papel fundamental como los energéticos, los esfuerzos humanos, el factor tiempo, la calidad, etc.
   
   La eficiencia es medible ya sea a través de un indicador o un conjunto de ellos. Constituye una de las bases para lograr la competitividad y la actividad de marketing en la organización
2. Eficacia: es el grado en que el producto o servicio satisface las necesidades reales y potenciales o expectativas de los clientes o destinatarios
3. Efectividad: grado de cumplimiento de los objetivos planificados o sea es el resultado o el producto de dividir el Real/Plan o lo que es lo mismo: los resultados obtenidos entre las metas fijadas o predeterminadas. Es el grado de cumplimiento de la entrega del producto o servicio en la fecha y momento en que el cliente realmente lo necesita

Como se ha podido observar en las definiciones antes descritas de las 3 E, está implícito el termino calidad que describiremos a continuación.

Calidad

La calidad es una herramienta básica para una propiedad inherente de cualquier cosa que permite que esta sea comparada con cualquier otra de su misma especie. La palabra calidad tiene múltiples significados. De forma básica, se refiere al conjunto de propiedades inherentes a un objeto que le confieren capacidad para satisfacer necesidades implícitas o explícitas. Por otro lado, la calidad de un producto o servicio es la percepción que el cliente tiene del mismo, es una fijación mental del consumidor que asume conformidad con dicho producto o servicio y la capacidad del mismo para satisfacer sus necesidades. Por tanto, debe definirse en el contexto que se esté considerando.

Definiciones desde una perspectiva de producción

La calidad puede definirse como la conformidad relativa con las especificaciones del diseño, comúnmente es encontrar la satisfacción en un producto cumpliendo todas las expectativas que busca algún cliente, siendo así controlado por reglas las cuales deben salir al mercado para ser inspeccionado y tenga los requerimientos estipulados por las organizaciones que hacen certificar algún producto.
Desde una perspectiva de valor

La calidad significa aportar valor al cliente, esto es, ofrecer unas condiciones de uso del producto o servicio superiores a las que el cliente espera recibir y a un precio accesible. También, la calidad se refiere a minimizar las pérdidas que un producto pueda causar a la sociedad humana mostrando cierto interés por parte de la empresa a mantener la satisfacción del cliente. Una visión actual del concepto de calidad indica que calidad es entregar al cliente no lo que quiere, sino lo que nunca se había imaginado que quería y que una vez que lo obtenga, se dé cuenta que era lo que siempre había querido.

Definiciones formales

Otras definiciones de organizaciones reconocidas y expertos del mundo de la calidad son:

• Definición de la norma ISO 9000: “Calidad: grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos”.
• Según Luis Andres Arnauda Sequera la norma ISO 9000 es el "Conjunto de normas y directrices de calidad que se deben llevar a cabo en un proceso".
• Real Academia de la Lengua Española: “Propiedad o conjunto de propiedades inherentes a una cosa que permiten apreciarla como igual, mejor o peor que las restantes de su especie”.
• Philip Crosby:”Calidad es cumplimiento de requisitos”.
• Joseph Juran: “Calidad es adecuación al uso del cliente”.
• Armand V. Feigenbaum: “Satisfacción de las expectativas del cliente” y también,”la resultante de una combinación de características de ingeniería y de fabricación, determinantes del grado de satisfacción que el producto proporcione al consumidor durante su uso”.
• William Edwards Deming: “Calidad es satisfacción del cliente”.
• Walter A. Shewhart:”La calidad como resultado de la interacción de dos dimensiones: dimensión subjetiva (lo que el cliente quiere) y dimensión objetiva (lo que se ofrece).

Nunca se debe confundir la calidad con niveles superiores de atributos del producto o servicio, sino con la obtención regular y permanente de los atributos del bien ofrecido que satisfaga a los clientes para los que ha sido diseñado.

Factores relacionados con la calidad

Para conseguir una buena calidad en el producto o servicio hay que tener en cuenta tres aspectos importantes (dimensiones básicas de la calidad):

1. Dimensión técnica: engloba los aspectos científicos y tecnológicos que afectan al producto o servicio.
2. Dimensión humana: cuida las buenas relaciones entre clientes y empresas.
3. Dimensión económica: intenta minimizar costes tanto para el cliente como para la empresa.

Otros factores relacionados con la calidad son:

Cantidad justa y deseada de producto que hay que fabricar y que se ofrece.
Rapidez de distribución de productos o de atención al cliente.
Precio exacto (según la oferta y la demanda del producto).

Parámetros de la calidad

• Calidad de diseño: es el grado en el que un producto o servicio se ve reflejado en su diseño
• Calidad de conformidad: Es el grado de fidelidad con el que es reproducido un producto o servicio respecto a su diseño
• Calidad de uso: el producto ha de ser fácil de usar, seguro, fiable, etc
• El cliente es el nuevo objetivo: las nuevas teorías sitúan al cliente como parte activa de la calificación de la calidad de un producto, intentando crear un estándar en base al punto subjetivo de un cliente. La calidad de un producto no se va a determinar solamente por parámetros puramente objetivos sino incluyendo las opiniones de un cliente que usa determinado producto o servicio

Conceptos básicos en la normalización de la calidad
Persigue conseguir los siguientes objetivos:

Reducir y unificar los productos, procesos y datos.
Mejorar los aspectos de seguridad.
Proteger los intereses de los consumidores y generales de la sociedad.
Abaratar costos generales.

Campos aplicables de normalización
Materiales, Productos, Máquinas, Gestión Medioambiental, Gestión de riesgos en el trabajo, Datos, Actividades de ensayo y calibración, Prestación de un Servicio, Procesos en general.
Gestión interna y aseguramiento de la calidad

El aseguramiento de la Calidad se podría definir como aquellas acciones que hacen que un producto o servicio cumpla con unos determinados requisitos de calidad. Si estos requisitos de calidad reflejan completamente las necesidades de los clientes se podrá decir que se cumple el aseguramiento de la calidad.

Aseguramiento de la calidad
El aseguramiento de la calidad, se puede definir como el esfuerzo total para plantear, organizar, dirigir y controlar la calidad en un sistema de producción con el objetivo de dar al cliente productos con la calidad adecuada. Es simplemente asegurar que la calidad sea lo que debe ser.

Sistema de aseguramiento interno o de gestión interna de la calidad
Las normas que recogen las directrices para implantar sistemas de aseguramiento interno de la calidad son:

UNE*EN*ISO 9000 “Sistemas de la calidad. Normas para la Gestión de la Calidad y el aseguramiento de la Calidad”.
UNE*EN*ISO 9004 “Gestión de la Calidad y elemento de un Sistema de la Calidad”.
LAQI 1000 "Latin American Quality Institute - Instituto de Desarrollo de Normas y Patrones de Calidad más importante de Latinoamérica" Latin American Quality Institute certifica a los Gerentes de Calidad de las principales organizaciones Latinoamericanas con el certificado de "Quality Assurance Manager".

Sistema de aseguramiento externo
Razones para asegurar la calidad externamente:

Mejoramiento interno.
Razones comerciales “marketing”.
Control y desarrollo de proveedores.
Exigencias legales o de nuestros clientes.
Como primer paso hacia una Gestión Excelente.

Calidad en el diseño y en el producto
Para obtener productos y servicios de calidad, debemos asegurar su calidad desde el momento de su diseño. Un producto o servicio de calidad es el que satisface las necesidades del cliente, por esto, para desarrollar y lanzar un producto de calidad es necesario:

Conocer las necesidades del cliente.
Diseñar un producto o servicio que cubra esas necesidades.
Realizar el producto o servicio de acuerdo al diseño.
Conseguir realizar el producto o servicio en el mínimo tiempo y al menor costo posible.


Calidad en las compras
Es necesario asegurar la calidad en las compras para garantizar que los productos o servicios adquiridos cumplen los requisitos necesarios. La mejor manera de garantizar la calidad en productos y servicios es basarse en la responsabilidad del proveedor, para fabricar un buen producto y aportar las pruebas de calidad correspondientes.

Evaluación de proveedores
La calidad de los productos o servicios de una organización depende en una importante medida de sus proveedores. Para desarrollar nuevos productos y servicios con un alto grado de fiabilidad, es imprescindible que el proveedor colabore desde la fase inicial de desarrollo.

Es importante tener en cuenta que un proveedor bien estimulado y apoyado por la organización, puede dar una contribución insustituible de creatividad e innovación tecnológica en nuevos productos y servicios y además puede trabajar activamente para reducir continuamente los costos.

Calidad concertada
Es el acuerdo establecido entre el comprador y el proveedor, según el cual, se atribuye al proveedor una determinada responsabilidad sobre la calidad de los lotes suministrados, que deben satisfacer unos niveles de calidad previamente convenidos. Este acuerdo conviene firmarlo en forma de contrato.

Calidad en la producción
Es realizar las actividades necesarias para asegurar que se obtiene y mantiene la calidad requerida, desde que el diseño del producto es llevado a fábrica, hasta que el producto es entregado al cliente para su utilización. Los objetivos principales del aseguramiento de la calidad en la producción son:

• Minimizar costos.
• Maximizar la satisfacción del cliente.

Planificación del control de la calidad en la producción
La planificación del control de la calidad en la producción es una de las actividades más importantes ya que es donde se define:

• Los procesos y trabajos que se deben controlar para conseguir productos sin fallos.
• Los requisitos y forma de aceptación del producto que garanticen la calidad de los mismos.
• Los equipos de medida necesarios que garanticen la correcta comprobación de los productos.
• La forma de hacer la recogida de datos para mantener el control y emprender acciones correctoras cuando sea necesario.
• Las necesidades de formación y entrenamiento del personal con tareas de inspección.
• Las pruebas y supervisiones que garanticen que estas actividades se realizan de forma correcta y que el producto está libre de fallo.

Verificación de los productos
La verificación del producto, servicio o proceso hay que considerarla como una parte integrante del control de producción, pudiendo encontrar tres tipos:

• Inspección y ensayos de entrada de materiales.
• Inspección durante el proceso.
• En los productos acabados.

Gestión de la calidad en los servicios
Una de las primeras acciones en la calidad de servicio, es averiguar quiénes son los clientes, qué quieren y esperan de la organización. Solo así se podrán orientar los productos y servicios, así como los procesos, hacia la mejor satisfacción de los mismos.

El servicio de calidad al cliente
Es el conjunto de prestaciones que el cliente espera, además del producto o el servicio básico. Para dar el mejor servicio se debe considerar el conjunto de prestaciones que el cliente quiere:

• El valor añadido al producto.
• El servicio en si.
• La experiencia del negocio.
• La prestación que otorga al cliente.

Necesidades básicas del cliente
Las principales necesidades básicas de un cliente son:

• Ser comprendido.
• Sentirse bienvenido.
• Sentirse importante.
• Sentir comodidad.
• Sentir confianza.
• Sentirse escuchado.
• Sentirse seguro.
• Sentirse valioso.
• Sentirse satisfecho.

La importancia de la gestión de la calidad del servicio
La importancia de la calidad en el servicio se puede entender por las siguientes razones:

• Crecimiento de la industria del servicio.
• Crecimiento de la competencia.
• Mejor conocimiento de los clientes.
• Calidad de servicio hacia el cliente, quedando satisfecho según su perspectiva.

El servicio de atención al cliente
Para poder realizar una adecuada atención al cliente se debe:

• Identificar quienes son los clientes.
• Agruparlos en distintos tipos.
• Identificar las necesidades de los clientes, así como saber donde y como lo quieren los clientes además del aumento en cuanto a la productividad, es esencial para toda empresa.

Conclusiones
Como se ha podido apreciar en la definición de administración está implícito el concepto productividad como una de las metas principales a lograr, que implica eficiencia (productividad favorable), eficacia (grado en que el producto o servicio satisface las necesidades reales y potenciales o expectativas de los clientes o destinatarios), y efectividad (grado de cumplimiento de los objetivos planificados), a su vez la productividad en su fórmula considera la calidad (propiedad inherente de cualquier cosa que permite que esta sea comparada con cualquier otra de su misma especie) para el buen desempeño individual y organizacional.

El concepto calidad además de estar considerado en la fórmula de la productividad, está reflejado de forma explícita en los elementos que se encuentran implícitos en la misma como lo son la eficiencia, la eficacia y la efectividad, pues la calidad se refiere al conjunto de propiedades inherentes a un objeto que le confieren capacidad para satisfacer necesidades virtuales o palpables, y además es la percepción que el cliente tiene del producto o servicio, o pudiera decirse fijación mental del consumidor que asume conformidad con dicho producto o servicio y la capacidad del mismo para satisfacer sus necesidades.

He ahí la relación estrecha que existe entre todos estos términos y la valuación del título que da origen a este artículo: Calidad, su estrecha relación con las 3 E (Eficiencia, Eficacia, Efectividad)

Aida Lurys Pérez Quintero - carvajalarrobaelecvcl.une.cu

Licenciada en Economía.

Procesos Estratégicos en la Alta Dirección Mario Cuadrilla Ramírez

Para entender los procesos estratégicos de la dirección empresarial, necesitamos ubicarlos en el contexto actual, es por eso, que haremos un primer acercamiento desde las políticas globalizadoras que son las que definen el rumbo económico, político y cultural de nuestra sociedad a nivel mundial.

Posteriormente, se mencionaremos los diferentes tipos de planeaciones que existen, haciendo énfasis en las planeaciones estratégica y prospectiva, resaltando que una de las formas de planear que ha traído grandes beneficios a los países pertenecientes a la Cuenca del Pacífico —países asiáticos—, se basa en una visión humanista de la planeación; la cual ha contribuido al desarrollo sustentable de naciones como Japón, Corea, Singapur, Madagascar, etc., así como de los países denominados “Emergentes” que en su gran mayoría se ubican este continente. Ordoñez (2002) presenta la postura Asiática del Capital intelectual, donde se hace de manifiesto la gran importancia que se da a las personas en la producción de bienes y servicios de gran calidad.

En el marco de la globalización, las condiciones económicas son establecidas por los mercados internacionales, los cuales dependen de las políticas establecidas por las empresas trasnacionales, el grupo de los siete, el Banco Mundial, el fondo monetario Internacional, así también de las economías emergentes como Brasil, China, la India y Rusia.

Para responder eficientemente ante estas condiciones socioeconómicas mundiales, la administración de las empresas ha evolucionado a través del tiempo para satisfacer las necesidades de una sociedad cada vez más demandante de bienes y servicios con mayor calidad. Esta evolución ha pasado desde una administración tradicional a una táctica y posteriormente a una estratégica, hasta llegar a una administración prospectiva.

Actualmente las empresas que aplican la planeación estratégica — la cual como sabemos tuvo su origen en la guerra— ha sido un estilo de administración que tiene su base precisamente en la definición de objetivos, y que a través de una estrategia fuerte y decidida permite por medio a través de sus líneas de acción realizar actividades que nos lleven al cumplimiento en tiempo y forma del objetivo planteado, lo cual contribuye al desarrollo sustentable de la empresa.

Dentro de los procesos estratégicos de la dirección empresarial, una orientación permanente que permite este desarrollo de la organización puede ser la utilización de la matriz FODA —donde se registran las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas — la cual nos dará luz de la situación actual por la que atraviesa la empresa; es decir, esta técnica nos permite a manera de una evaluación, hacer un “recorte” de la realidad que hay que enfrentar actualmente, y a partir de ahí, contar con elementos que les permita a los directores y gerentes tomar decisiones asertivas para el buen funcionamiento de la organización.

Sin embargo, como sabemos, estamos inmersos en la sociedad del conocimiento, donde lo único que permanece constante es el “cambio” creando niveles de incertidumbre en los mercados nacionales e internacionales. Edgar Morín dice que para enfrentar estos “océanos de incertidumbre” debemos hacerlo a través de “archipiélagos de certeza”. Empero, desde la administración “prospectiva” podemos crear escenarios futuristas para establecer hasta dónde queremos llevar a la empresa y a partir de esta visión, comenzar a construir desde ahora el camino que nos guíe para lograrlo.

Una vez que hemos mencionado los cuatro tipos de gestión que definen “filosofía y administración empresarial a ejercer, necesitamos dentro de esta dirección prospectiva no olvidar que los mercados se mueven hacia el sector de servicios, de tal manera, que si sabemos que el 80% de la riqueza mundial está en manos de 29 países, los cuales para generar su riqueza ésta se encuentra dividida de la siguiente manera: un 67% se genera con base a servicios, 16% es del sector agrícola y el 17% restante del sector industrial.

Esto quiere decir, que las empresas que estén fuera del ramo del sector de servicios en su gran mayoría están condenadas al fracaso o solo a seguir sobreviviendo con pocas expectativas de crecimiento.

Recalcamos que no es suficiente con plasmar en un documento el tipo de administración a ejercer, debemos considerar además que para que una empresa pueda ofertar un bien productivo o de servicios, deberá tener en cuenta la necesidad de tener finanzas “sanas”, equipo de transporte, capital humano, controles administrativos y medios de comunicación, que garanticen una operación eficiente de la misma, contribuyendo con ello al crecimiento sólido.

Se tendrá que utilizar las redes actuales de comunicación para reducir tiempos de operación, es decir, el eficiente uso del Internet, el correo electrónico, el chat etc., los cuales contribuirán de manera clara y oportuna la generar al interior como al exterior de la empresa el manejo de la información de manera clara y oportuna. Es un hecho que gran parte de los problemas en una empresa son generados por la mala comunicación.

Es un hecho que cualquier especialista en Alta Dirección, deberá conocer y dominar tanto la filosofía como los modelos de dirección actuales y futuros que le ayudarán a brindar asesoría eficiente a los altos funcionarios de gobierno y a empresarios, para que puedan tomar de decisiones asertivas que los lleve a dirigir sus “empresas” hacia el desarrollo sustentable.

Así mismo, estos funcionarios deberán ejercer un “liderazgo transformacional” el cual, alude a un tipo de cambio institucional de segundo orden, que implica la transformación de las estructuras organizativas de la institución (Fullan y Steigelbauer 2007). Los líderes transformacionales, son los que inspiran, orientan y motivan intrínsecamente a sus seguidores para lograr las metas establecidas, además de precisar o aclarar los requerimientos de la función y de la tarea (Morales, s/f).

Seguramente los conocimientos adquiridos en Alta Dirección, coadyuvarán a formar profesionales que además de asesorar puedan contar con las bases para crear sus propias empresas de manera sólida, que contribuya a generar fuentes de empleo honesto que tanto hace falta a nuestro país, donde se promueva la innovación y la creatividad que será desarrollado por el capital intelectual —este concepto es utilizado por Drucker para distinguir el trabajo intelectual del trabajo manual— que la conforma, permitiendo que nuestro país deje algún día de ser solo el maquilador de la tecnología que se produce en otros países.

Referencias bibliográficas

Calzado Rodríguez, Luis l. (2012) Seminario de Filosofía Crítica de la Empresa. (Presentación), Distrito Federal, México. Centro de Postsgrados del Estado de México.

Drucker, P. (2008) “la productividad del trabajador de conocimiento: máximo desafío” en Drucker, et al, (2008) Gestión del capital humano, Barcelona: Deusto.

Fullan, M. y Steigelbauer, S. (1997) El cambio Educativo (Guía de planeación para maestros). Distrito Federal, México: Trillas.

Morín, Edgar (1999), Los siete saberes necesarios para la educación del futuro, París, Francia: UNESCO.

Sobre el autor:
Mario Cuadrilla Ramírez - difusion@cpem.edu.mx
Maestro. El CPEM, es una institución educativa enfocada a temas de administración y alta dirección.

Fuente: Gestiópolis

Teoría de la Contingencia Valencia, Ramirez, Ramos, Sánchez, Romero, Pilimur

Gestión del Conocimiento en la Mejora Continua José Manuel Alvarado Hernández

Introducción

Desde hace ya mucho tiempo las empresas se han preocupado por buscar implementar un proceso de mejora continua, el objetivo de esta búsqueda es encontrar una ventaja frente a sus competidores mediante el avance en la calidad de sus productos, procesos de producción y del manejo del recurso humano. El principal objetivo es incrementar los rendimientos y la utilidad.

No existe un manual aún que indique como crear una empresa exitosa, que garantice que todo siempre estará en orden, funcionando tal reloj, que no habrán retrasos en la producción ni malos entendidos entre los equipos de trabajo y mucho menos que garantice ingresos constantes a la empresa; sin embargo, si existiera ese manual seguro habría de surgir después de haber conjuntado toda la información de los trabajadores de diferentes empresas de éxito actualmente. No solo de los directivos de las mismas sino de todas las personas que colaboran en ellas, algo muy necesario pues todos de algún modo han generado conocimiento a lo largo del tiempo que han trabajado en su organización y conocen perfectamente bien su trabajo, conocen que hacer, que no hacer, mañas, técnicas e incluso han generado ideas innovadoras para la solución de diferentes situaciones.

Por lo anterior podemos ver lo importante que son el recurso humano y el recurso intelectual de las organizaciones, estas lo saben pues es por eso que “se preocupan tanto por el” o al menos deberían de hacerlo, incluso en la administración existe una área de estudio que vela por los asuntos relacionados con la calidad de vida de los trabajadores, de sus salarios y de sus prestaciones todo con la finalidad de retener a su recurso humano que es la base, la fuerza de la empresa.

Aun con lo anterior todavía se puede ver como existe una gran rotación en las empresas, existe un dicho de reza “nadie es indispensable” pero ¿será cierto?, la realidad es que ahora vemos como una persona que ha trabajado por años en una empresa es despedido y este se va a trabajar a otra organización llevándose toda la experiencia que ha acumulado por años. Lo que vemos es como la empresa está arrojando a la calle a un cúmulo de conocimientos a los que pudo haber aprovechado para indagar como hacer el trabajo que ese empleado despedido hacía, como resolvió los problemas que se le presentaron, etc. Lo que ocurrirá es que el empleado nuevo tendrá que ser capacitado, más tarde con la experiencia y no después de haber pasado un tiempo habrá aprendido bien su proceso de trabajo y ahora tendrá que lidiar con situaciones imprevistas, esas que causan muchos dolores de cabeza a las que deberá de encontrarles solución.

Todo pintaría diferente si el empleado que ocupa un puesto fuera almacenando de alguna manera sus experiencias, dejando así a sus futuros reemplazos el conocimiento que generó para que cuando estos tengan que lidiar con un problema parecido ya no tengan que estar dándole vueltas para encontrarle solución, una solución que anteriormente ya fue hallada. Con esto se ahorraría mucho tiempo, y se disminuirían los atrasos que situaciones problemáticas acarrean, recordemos que cuando existen retrasos en un área por lo general retrasa a las demás (si es que forman parte de una cadena de sucesos dependientes) al final el atraso se convierte en entregas mal logradas y en disgustos del cliente que, a final de cuentas “es la persona más importante” pues es quien le da de comer a todas las personas de la organización.

Con el ejemplo anterior se observa aunque tal vez de una manera un poco exagerada, la problemática que surge de no aprovechar el conocimiento generado dentro de la empresa. Para nuestro alivio existe un área encargada de hacer que este se aproveche y a esta se le llama la gestión del conocimiento.

Gestión del conocimiento

Antes de adentrarnos en el tema y definición de gestión del conocimiento es conveniente que primero entendamos algunas conceptualizaciones que servirán para reforzar nuestro entendimiento.

Conceptos básicos

Capital intelectual: El capital intelectual es conocimiento útil para la empresa. Este conocimiento puede clasificarse dependiendo de la fuente de la que surge, aclaro que al referirme a conocimiento útil me refiero a que no todo el conocimiento aumentará eficiencia o rendimientos por ejemplo un empleado sabe tocar muy bien un instrumento pero esa habilidad no es significativa para el desarrollo de la empresa.

El capital intelectual se puede clasificar en:

Capital Humano: Este surge de la actitud, competencia, e inteligencia y engloba un conjunto de talentos aptitudes y destrezas que no corresponden a la empresa sino a su base trabajadora por lo tanto este tipo de capital se refiere al valor del conocimiento presente en los empleados para desarrollar nuevos procesos, crear y mejorar al final estos procesos individuales crean riqueza par la empresa.

Capital estructural: es el medio para contener y retener el conocimiento para que así pueda pasar a formar parte de la empresa, por ejemplo el ingeniero que analiza y desarrolla un mejor proceso de desarrollo de alguna pieza, diseña los cambios y los incluye en un nuevo manual de procesos, el conocimiento, las habilidades, la inteligencia y la experiencia forman parte del capital humano pero el manual de procesos creado, ese es el capital estructural.

Capital de clientes: se refiere a todas las conexiones que puede tener la empresa con personas externas a ella, estas relaciones se pueden fomentar mediante la fidelidad del cliente, la marca, contratos, canales de distribución, imagen, relaciones públicas, etc.

Aprendizaje: Es el proceso de adquisición de conocimientos, habilidades, valores y actitudes, adquiridos mediante el estudio, la enseñanza o la experiencia, un factor primordial para el proceso de aprendizaje es la imitación pues permite al individuo repetir un proceso observado involucrando tiempo, espacio habilidades y otros recursos.

Inteligencia: Es la capacidad de comprender las cosas basada en el cómo relacionamos los conocimientos que hemos adquirido a lo largo de nuestra vida para resolver alguna situación. El origen etimológico de esta palabra es latino y está compuesta por las partículas intus (entre) y legere (escoger). Por lo que nos propone que ser inteligente se refiere a saber escoger la mejor opción para resolver un problema.

Existen sin embargo diferentes tipos de inteligencia las cuales podemos ver descritas a continuación: (Howard Gardner, 1993)

• Inteligencia Lógica-Matemática: Es la habilidad que poseemos para resolver problemas tanto lógicos como matemáticos. Comprende las capacidades que necesitamos para manejar operaciones matemáticas y razonar correctamente. Nuestra procesamiento aritmético, lógico, razonado, ... va ligado a ella.
• Inteligencia Lingüística-Verbal: Es la fluidez que posee una persona en el uso de la palabra. Destreza en la utilización del lenguaje, haciendo hincapié en el significado de las palabras, su orden sintáctico, sus sonidos, ... Esta inteligencia nos capacita para escribir poemas, historias, ...
• Inteligencia Visual-Espacial: Es la habilidad de crear un modelo mental de formas, colores, texturas,... Está ligada a la imaginación. Una persona con alta inteligencia visual está capacitada para transformar lo que crea en su mente en imágenes, tal como se expresa en el arte gráfico. Esta inteligencia nos capacita para crear diseños, cuadros, diagramas y construir cosas.
• Inteligencia Corporal-Cinética: Es la habilidad para controlar los movimientos de todo el cuerpo para realizar actividades físicas. Se usa para efectuar actividades como deportes, que requiere coordinación y ritmo controlado.
• Inteligencia Musical: Es la habilidad que nos permite crear sonidos, ritmos y melodías. Nos sirve para crear sonidos nuevos para expresar emociones y sentimientos a través de la música.
• Inteligencia Interpersonal: Consiste en relacionarse y comprender a otras personas. Incluye las habilidades para mostrar expresiones faciales, controlar la voz y expresar gestos en determinadas ocasiones. También abacar las capacidades para percibir la afectividad de las personas.
• Inteligencia Intrapersonal: Es nuestra conciencia. Entender lo que hacemos nosotros mismos y valorar nuestras propias acciones.
• Inteligencia Naturalista: Consiste en el entendimiento del entorno natural y la observación científica de la naturaleza como la biología, geología o astronomía.

Gestión: Con origen latino gestio la gestión es el conjunto de trámites que se realizan para llevar a cabo una operación o cualquier anhelo.

Conocimiento: Es común suponer que las personas que tienen acceso a una gran cantidad de datos pertinentes a algún tema en concreto son poseedores de mucha información al respecto, desde esta perspectiva podría afirmarse que esa persona tiene un gran conocimiento sobre el tema.

Estructurando lo anterior de una manera práctica nos conviene distinguir entre tres conceptos que son datos, información y conocimiento.

Imaginemos con el siguiente ejemplo la ya conocida tarea del diagnóstico automotriz, el cliente lleva su auto la agencia para que le hagan el servicio pues desde hace unos días presenta un sonido extraño, en la agencia le hacen una serie de pruebas y análisis a partir de los cuales toma nota de los correspondientes valores relativos a las pruebas realizadas. Estos son los datos, por sí mismos no tienen mayor importancia, son valores referidos por ejemplo al nivel de aceite, el sistema de escape, el sistema de alimentación de aire y combustible, etc. para cualquier persona no experta en mecánica estos datos probablemente no digan nada pero para el especialista en mecánica automotriz, esos mismos datos cobran un significado especial permitiendo su interpretación por parte de este. Estos datos con significado es lo que se conoce como información, el especialista una vez que dispone de estos datos y les ha dado una interpretación, es decir, ha adquirido la información necesaria, podría formular una hipótesis y aventurar un diagnóstico para luego confirmar o verificar ese diagnóstico. Esta es la fase más inteligente donde en base al conocimiento que posee de otros casos similares fundamenta su diagnóstico. Es más puede deducir nueva información a partir de la ya presentada, en este sentido se dice que genera información. Así pues del conocimiento propiamente dicho se dirá que conjunta datos e información para formular un objetivo y obtener nueva información.

Tipos de conocimiento: el conocimiento puede dividirse en conocimiento tácito, explícito y estructural.

Conocimiento tácito: Este tipo de conocimiento es difícil de ser explicado a los demás porque forma parte de las personas, al ser difícil de explicar difícilmente podrá ser plasmado en manuales o en forma de instrucciones para que las demás personas lo adquieran ejemplos de este tipo de conocimiento se observan en la comprensión de la lectura, la habilidad para hablar en público, el poder dibujar, las destrezas, etc. para comprender mejor este tema podemos ejemplificar este tipo de conocimiento al preguntarle ¿porque sostiene el libro de la forma en que lo hace?, ¿porque usa mucho un color a la hora de escribir?, ¿cómo hace para tomar agua?

Conocimiento explícito: Este es el conocimiento que se encuentra almacenado en documentos, videos, archivos o de forma electrónica lo que lo vuelve más fácil de manejar, y compartir. Ejemplos de este son los manuales de procedimientos, libros, fórmulas, etc.

Conocimiento estructural: este es el que se puede encontrar dentro de una organización en forma de bases de datos, manuales, escritos, etc. que surgieron del conocimiento explícito de los colaboradores, este está para servir a la empresa y se quedará en ella aún después de que los trabajadores se hayan ido.

Entonces ¿Qué es la gestión del conocimiento?

Apoyándonos de los conceptos anteriores podemos decir que la gestión del conocimiento es una disciplina que se encarga de identificar, capturar, compartir y evaluar el conocimiento organizacional, en la búsqueda de crear valor y aprovecharlo como medio estratégico de competitividad basándose en el recurso más importante de las organizaciones que es el hombre, sus conocimientos, su experiencia y sus aportaciones.

¿Cómo surge la “Gestión del Conocimiento?

Fue en los 90´s cuando empezaron a correr las primeras publicaciones sobre la importancia del conocimiento y de su aprovechamiento en las empresas lo que fomento a darle importancia como un activo intangible con el que se contaba.

Hoy día se señala que el activo más importante que tiene la empresa es su conocimiento, siempre y cuando que se administre como lo que es, un activo intangible mediante el cual se puede crear ventajas competitivas

Recientemente las empresas han comprendido que se necesita mucho más que un simple registro de archivos para gestionar su conocimiento, con lo cual la gestión del conocimiento no es un tema nuevo, aunque sí lo es su significado como ventaja competitiva y su impacto social tanto en el capital humano como en todos los participantes de la organización.

¿Gestionan el conocimiento las empresas de hoy?

Es cada vez más común encontrar que tanto grandes corporaciones como pequeñas y medianas empresas han comenzado a gestionar su conocimiento buscando convertirlo en innovación, ventajas competitivas, y mejoras.

Aunque no siempre están conscientes de su práctica si es común encontrar que los dueños de pequeñas empresas se preocupan porque saben lo difícil que es lograr que un empleado llegue a su negocio y aprenda a hacer sus tareas correctamente, la forma en la que están conscientes es que saben que cuando se van sus empleados estos se llevan consigo todo el conocimiento que generaron mediante sus experiencias de tal modo que el conocimiento que poseen las personas no forma parte de los activos de la empresa hasta que no se identifica, se captura, se codifica y se comparte.

Cuando no se logra identificar el conocimiento del que son poseedores los empleados este se mantiene bajo el término de conocimiento tácito del individuo. Esto permite que cuando el trabajador se valla se acomode en otra empresa en la que aplicará todos los conocimientos que genero estando en la anterior, con tal acción las empresas estarán regalando su conocimiento a otras lo cual significa proveerles ventajas gratuitamente y ponerse la soga en el cuello.

Un buen administrador busca lograr que los empleados sean partícipes del crecimiento de la empresa motivándolos al reconocer su conocimiento y premiarlos por compartirlo ya estos saben muchas veces más que su propio jefe.

Evolución de la gestión del conocimiento

A lo largo de la evolución de la gestión del conocimiento podemos observar que para cada generación surgieron pasos que impactaron y que hoy día se utilizan como parte de la búsqueda del conocimiento en las organizaciones.

¿Ya se han comprendido los beneficios que se pueden obtener al aplicar la gestión del conocimiento en las organizaciones?

Como ya se mencionó la gestión del conocimiento es relativamente nueva en las empresas y por lo tanto necesita un cambio de los modelos mentales continuo, esto es porque el conocimiento evoluciona continuamente y hay que adaptarse rápidamente a estos cambios.

Se puede decir que las compañías ya han empezado a comprender los beneficios de gestionar el conocimiento ya que estos son muchos, por ejemplo se utiliza para la mejora de los sistemas de gestión de la calidad ISO 9001:2008 como apalancador de cambio cultural, para provocar una ventaja competitiva en áreas clave de la organización para innovar, motivar al capital humano, mejorar la rentabilidad, mejora de procesos y productos, para formar equipos de elite que obtengan beneficios tangibles desde lo intangible.

¿Existen herramientas que me permitan gestionar el conocimiento?

Existen modelos de gestión del conocimiento muy conocidos y también Sistemas de Gestión del Conocimiento e incluso existen protocolos certificados por algunas certificadoras internacionales, también existe software para gestionar el conocimiento; sin embargo es necesario tener en cuenta que el conocimiento se encuentra en la mente de las personas y por consiguiente gestionarlo no se trata de un proceso tecnológico, es más bien humano y se apoya de la creación de tecnología.

Es fundamentalmente un proceso social y humano porque tiene que ver con la generación de confianza para que el conocimiento sea cooperativo, es un proceso además de cambio cultural que requiere un cambio del paradigma “tener el conocimiento es tener poder” a “compartir el conocimiento es tener poder”.

Proceso de gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento sigue un proceso que puede describirse como un proceso sistemático que funciona en pos del negocio y está compuesto por las fases de detección, selección, organización, filtrado, presentación y uso.

Dónde:

Detección: corresponde al proceso de localizar modelos de pensamiento y acción de valor para la empresa, el cual radica en las personas que son quienes determinan nuevas fuentes de conocimiento mediante sus experiencias y destrezas; sin embargo, las fuentes de conocimiento no se limitan a provenir del interior de la empresa, también puede hallarse en el exterior.

Selección: En esta etapa se evalúa y elige un modelo en torno a un criterio. Que puede ser interés, práctica y acción.

Organización: En este proceso se almacena de forma estructurada la representación explícita del modelo. Este proceso se divide en las siguientes etapas: generación, codificación y transferencia.

Codificación: Es la actividad de plasmar el conocimiento en forma de palabras, diagramas, estructuras, etc. para que pueda ser accedido y transferido por los miembros de la empresa.

Transferencia: Se refiere a definir el almacenamiento y el acceso que tendrá el conocimiento ayudado por interfaces de acceso por ejemplo la creación de repositorios que pueden ser accedidos mediante una red de internet o intranet apoyándose de algún sistema de información, además engloba criterios de seguridad y acceso.

Filtrado: Ya que se tiene creada y organizada la fuente de consulta y el mecanismo que proporcione el acceso a la misma se necesita crear estructuras de consulta que permitan la búsqueda de la información deseada.

Presentación: Los resultados obtenidos del proceso de filtrado deben ser presentados a personas o máquinas. En caso que sean personas, las interfaces deben estar diseñadas para abarcar el amplio rango de comprensión humana. En el caso que la comunicación se desarrolle entre máquinas, las interfaces deben cumplir todas las condiciones propias de un protocolo o interfaz de comunicación.

Uso: El uso del conocimiento reside en el acto de aplicarlo al problema objeto de resolver. De acuerdo con esta acción es que es posible evaluar la utilidad de la fuente de conocimiento a través de una actividad de retroalimentación.

Gestión de la información vs. Gestión del conocimiento

La gestión de la información tiene su centro en la creación de la tecnología para almacenar y transmitir información mientras que la gestión del conocimiento se centra en los procesos que llevan a cabo las personas.

Metodología CommonKADS

Esta metodología surgió por la necesidad de construir sistemas industriales basados en conocimiento de calidad para su aplicación en un entorno estructurado, controlado y repetible.

Ofrece una serie de herramientas para modelar sistemas basados en conocimiento donde lo que prevalece es la abstracción frente a la concreción. De esta manera permite modelar las tareas de tal manera que el esquema sea genérico.

CommonKADS permite hacer frente a la recopilación de datos, dar forma a la información y generar más conocimientos, todo dentro de un determinado ámbito de aplicación o línea de negocio.

Modelos de conocimiento

En la figura 2 se presentan los modelos que utiliza la metodología CommonKADS, en ella se muestran tres grupos de modelos, basados esencialmente en tres preguntas que deben contestarse: (Gonzalo Pajares, Matilde Santos, 2006).

¿Por qué? ¿Por qué es necesario recurrir a un sistema que involucre conocimiento?, ¿Va a mejorar el rendimiento de la organización en donde se va a implementar?, ¿Reportará beneficios económicos o de otra índole?, ¿Resolverá mejor que otros sistemas o las propias personas los problemas?, ¿Será aceptado por la organización donde se va a implementar?.

La respuesta a estas preguntan nos ayudará a estudiar tres aspectos clave. Cuál es la estructura de la empresa en donde se desarrollará el sistema para ver donde encaja. Qué tareas va a realizar el sistema y como se encuentran dentro de las tareas globales de la organización. Y Quién o quienes estarán involucrados en la realización de esas tareas.

¿Qué? ¿Qué tipo de conocimiento es el que se debe manejar?, ¿Cómo se va a estructuras ese conocimiento?, ¿Cuáles serán los mecanismos para hacer explícito el conocimiento?, ¿será necesario transmitir el conocimiento?, ¿Quién va a recibir y por tanto hacer uso de ese conocimiento?

Bajo esta perspectiva surge un mecanismo conceptual que involucra la formalización y uso del conocimiento así como su transmisión y/o recepción mediante una comunicación. De aquí se derivan los modelos de conocimiento y comunicación.

¿Cómo? ¿Cómo debe llevarse a la práctica todo lo anterior para que el conocimiento pueda implementarse?, ¿Cómo debe de ser la arquitectura y el mecanismo? En este caso se está hablando del equipo necesario que ha de resultar en un modelo de diseño.

Modelo de organización: Soporta el análisis de las características principales de una organización, con el fin de descubrir problemas y oportunidades para sistemas de conocimiento, establecer su viabilidad y ponderar los impactos en la organización de las acciones del conocimiento.

Modelo de tarea: es la parte relevante de un modelo de negocio, analiza la tarea global, sus entradas y salidas, precondiciones y criterios de realización, así como recursos necesarios y competencias.

Modelo de agente: Los agentes son los ejecutores de una tarea, este puede ser un humano, un sistema de información o cualquier entidad capaz de llevar a cabo una tarea. Este describe las características de los agentes, en particular sus competencias, autoridad para actuar y restricciones en este aspecto. Además relaciona los enlaces de comunicación entre agentes a la hora de llevar a cabo una tarea.

Modelo de conocimiento: Su propósito es explicar los tipos y estructuras de conocimiento utilizados para llevar a cabo una tarea. Proporciona una descripción del papel que diferentes componentes de conocimiento juegan en la resolución de problemas de forma que es comprensible por los humanos.

Modelo de comunicación: Este es importante ya que varios agentes pueden verse involucrados en una tarea por lo cual es importante modelar las transacciones entre los agentes implicados.

Modelo de diseño: los modelos anteriores constituyen la especificación de los requisitos para el sistema de conocimiento que se desea implementar, basados en esos aspectos, el modelo de diseño proporciona la especificación técnica del sistema en términos de arquitectura, plataforma de implementación, módulos de software, construcciones de representación y mecanismos requeridos para implementar las funciones propuestas en los modelos de conocimiento y comunicación.

Roles del proceso

Claves para emprender un sistema basado en conocimiento

Las claves para iniciar la implementación de un sistema gestor de conocimiento son las siguientes:

• Comprensión e integración en la organización.
• Identificación de cuellos de botella y oportunidades.
• Calcular la viabilidad económica, técnica y del proyecto de las soluciones del sistema basado en conocimiento.
• Comprender y decidir el impacto en la organización y los cambios requeridos cuando se introducen nuevas soluciones de sistemas de conocimiento.

Es necesario tomar en cuenta estas claves pues claro que de poco servirá desarrollar un sistema basado en el conocimiento excelente si este será rechazado por la propia organización por alguna razón.

Recomendaciones para quienes quieren iniciarse en el camino de la Gestión del Conocimiento

Lo mejor que se puede hacer en el caso de que se quiera poner en práctica tácticas de la gestión del conocimiento es empezar siempre con una prueba piloto bajo un ambiente controlado, elegir un proyecto que influya realmente en su negocio, que posea una misión y políticas para gestionar el conocimiento y que se conforme un equipo para llevar a cabo los proyectos piloto.

Gestionar el conocimiento hoy por hoy no es una opción, es una necesidad fundamental para volverse más competitivos mientras más rápido empecemos a gestionar el conocimiento más rápido veremos los beneficios de los efectos que esto genere, tengamos en cuenta que como cualquier curva de aprendizaje necesitamos experiencias para generar una mejora.

Pensemos que si nos ponemos en marcha y comenzamos a investigar, quizás se aparezca delante de nosotros mismos aquello que estamos buscando.

Si no emprendemos la acción jamás veremos ningún resultado a no ser que sean negativos. Recordemos la frese que dice “Renuévate o muere.”

Bibliografía

1. José Antonio Alonso Guzmán (2012).Gestión del conocimiento en las organizaciones. Gestiopolis. Recuperado el 25 de 02 del 2012.

2. Claudia Vásquez Rojas (2012). Teoría y evolución de la gestión del conocimiento. Gestiopolis. Recuperado el 25 de 02 del 2012.

3. Héctor Julio Garzón Vivas (2012). Gestión del conocimiento e indicadores de gestión – Ensayo. Gestiopolis. Recuperado el 25 de 02 del 2012.

4. Jorge Carrizo Moyano (2011). Gestión del conocimiento organizacional. Gestiopolis. Recuperado el 25 de 02 del 2012.

5. Howard Gardner, "Frames Of Mind: The Theory Of Multiple Intelligences". Basic Books, 1993, p.p. 496.

6. Thomas Steward. Intellectual Capital: The New Wealth of Organizations. Crown Publishing Group, 1998, p.p. 320.

7. Gonzalo Pajares Martinsanz, Matilde Santos Peñas. Inteligencia artificial e ingeniería del conocimiento. Alfaomega, Ra-Ma, 2006, pp. 364.

José Manuel Alvarado Hernández - manuelalvaradoharrobahotmail.com
Ingeniero en Sistemas Computacionales, desarrollador de software enfocado principalmente a la web, docente desde el año 2011 en la carrera de Ingeniería en Sistemas Comp. Actualmente estudiante de la Maestría en Ingeniería Administrativa.

Fuente: Gestiopolis

Planeación financiera Presupuestos y fuentes de financiamiento William Jiménez Lemus

La planeación como concepto, siempre la he definido de manera sencilla:

• Planear es proyectarse al futuro.


• Es intentar determinar de manera anticipada lo que esperamos acontezca a futuro, y en la que cada uno de los eventos “pensados” se debieran dar en cumplimiento de un proceso predeterminado.

En tal sentido la Planificación Financiera pretende vislumbrar los hechos económicos que se esperan en el marco de las actividades comerciales de la empresa para un periodo predeterminado.

La fundamentación de la planificación financiera se debe apoyar en los presupuestos.

Se intentarán proyectar los ingresos y los egresos de la empresa para un periodo dado, con el fin de anticiparnos a la determinación de las necesidades de dinero, para ese mismo periodo.

Por otra parte, la planeación financiera está orientada a asegurar que los recursos económicos sean utilizados en forma adecuada.

La sana gestión de toda empresa está guiada por una constante preocupación por las condiciones de empleo de su capital y de su rendimiento.

La noción de "Plan financiero" podría ir desde la simple previsión de tesorería (a un plazo más o menos largo) hasta el plan de financiación completo que abarcaría varios ejercicios.

El plan financiero se deduce, normalmente, de los planes concretos que determinan los objetivos de la actividad de compra y los medios para su consecución (planes de ventas, producción, inversiones, provisiones sobre los gastos e ingresos de explotación).

El Presupuesto de Caja es el más común y más usado. Se diseña para periodos cortos o largos, pero generalmente no superior a un año. Se intenta en él cuantificar las acciones futuras con respecto al comportamiento del dinero (Ingresos y Egresos).

Procesos

Es común y recomendable una secuencia de procesos administrativos y contables para intentar establecer unos resultados serios y confiables:

1. Proyección de las ventas y el comportamiento del flujo de caja con respecto a cómo se lleven a cabo: Contados y/o créditos.


2. Proyección de las compras necesarias para atender la demanda de nuestra clientela, para llegar a satisfacer de la mejor manera sus necesidades. Debemos registrar adecuadamente los compromisos adquiridos con el pago de las mismas, tratándose de compras de contado y/o a crédito.


3. Establecer las erogaciones necesarias por Gastos operacionales y no operacionales, necesarios para llevar a cabo nuestra actividad de empresa y la forma y periodicidad de cómo vamos a afrontar económicamente estas obligaciones.


4. Agrupar toda la información en un cuadro general resumen, que nos muestre el comportamiento mes a mes de los ingresos, los egresos y los costos y gastos necesarios para el normal funcionamiento de la empresa, con una visión final del dinero con que pudiéramos contar para iniciar cada periodo mensual.


5. Con toda la información descrita anteriormente, relacionada con las ventas, las compras, los costos y los gastos y con el resumen del comportamiento de efectivo, podemos perfectamente procesar una proyección financiera que nos permita vislumbrar que pasaría en un periodo dado a futuro, por ejemplo en seis meses o bien a un año.


6. El análisis de los “saldos mensuales” del flujo de caja, como obedece a una proyección en el tiempo, servirá de guía para determinar las necesidades de efectivo mes a mes, y las acciones que se tomarían para abastecernos del dinero necesario, recurriendo a préstamos bancarios y/o aportes extraordinarios permanentes o temporales por parte de los socios.

Así mismo, será importante hacer proyecciones sobre:

1. Los estados financieros que resultarán como consecuencia de las acciones previstas.


2. Planificar el Inventario Final, sumando a los Inventarios Iníciales las Compras y deduciendo el Costo de las Mercancías vendidas.


3. Planificar la Cuentas por Cobrar a clientes sumando las Ventas a Crédito y deduciendo las Cobranzas.


4. Planificar las Cuentas por Pagar a proveedores, sumando al saldo inicial las Compras y deduciendo los pagos proyectados.


5. Proyectar cada una de las cuentas del balance.

En tal sentido podemos preparar presupuestos fijos, en los que se da la actividad como fija y presupuestos variables en que se han previsto variaciones de la actividad de la empresa.

Uso de los pronósticos:

Los Pronósticos Financieros tienen un doble uso;

1. Permiten analizar las acciones planificadas y,


2. Controlar los resultados a medida que se van obteniendo, comparándolos con el Presupuesto, que se toma como estándar o base para esta comparación.

Necesidades y recursos:

La primera actividad deberá consistir en el establecimiento del Inventario cifrado de las necesidades para un balance dado de actividad en un período determinado.

Se trata, por tanto, de hacer, en primer término, un inventario completo de las necesidades, de modo que sea lo más verdadero posible desde estos dos puntos de vista:

Una mala apreciación del grado de disponibilidad o no disponibilidad de los fondos se reflejará como peligrosa a la hora de la ejecución de los planes, como podría ser el caso de algunos préstamos considerados como realizables y que puedan resultar no serlo en el corto o mediano plazo.

Una mala clasificación de las necesidades, podría conducirnos a decisiones con bases falseadas.

Importancia del plan financiero:

1. El plan financiero es una necesidad para toda empresa, pequeña o grande; pues muy a menudo, por un "error de tesorería", empresas rentables han fracasado o han visto trasformar su personalidad.


2. Hacer un plan financiero implica prever más allá de algunos meses y realizar elecciones. Los objetivos previstos y las elecciones decididas constituyen, finalmente, la política de la Empresa.


3. Seguir un plan financiero implica utilizar sus capitales del modo más rentable y utilizar los de los demás (banqueros y otros Prestamistas) no solo de un modo rentable, sino también económicamente, es decir, ajustando lo más posible las utilizaciones a las necesidades.


4. Finalmente, un plan financiero debe incluir las "seguridades" necesarias para hacer frente a los imprevistos inherentes a la actividad industrial o comercial.

Ventajas de los presupuestos financieros:

1. Cada una de las áreas de la empresa se encontrará sometida a una norma de funcionamiento presupuestal.


2. Como dentro de los presupuestos están incluidos todos los planes, se evitan las pérdidas producidas al duplicar involuntariamente algún trabajo.


3. Permite hacer los cambios o ajustes que se consideren convenientes en los planes de la empresa en el transcurrir del tiempo contemplado en la vigencia de los presupuestos, para ponerlos a tono con las posibilidades financieras, antes de que sea demasiado tarde para hacer las modificaciones necesarias.


4. Cuando la empresa necesitare un préstamo bancario, puede resultar de mucha utilidad los presupuestos para que la entidad bancaria examine la marcha del negocio, aun cuando muchas veces no necesite apelar a este procedimiento.


5. Por medio del presupuesto financiero se evitarán las expansiones imprudentes.


6. Permite fiscalizar y controlar adecuadamente los gastos


7. Es el único procedimiento para calcular con la necesaria antelación el dinero efectivo que se necesitará para continuar con las actividades de la empresa.

Fuentes de capital circulante:

Las principales fuentes de Capital Circulante, son:

A. Fuentes de Capital Circulante a Largo Plazo:

1. Capital aportado por los socios
2. Préstamos a largo plazo.
3. Beneficios acumulados invertidos en créditos corrientes.
4. Venta de capital inmovilizado que no sea necesario para la marcha del negocio.

B. Fuentes de Capital Circulante a Corto Plazo:

1. Crédito comercial motivado por:
   
   a) Plazos autorizados por los proveedores
   b) Efectos por pagar
   c) Otras aceptaciones comerciales


2. Préstamos bancarios
   
   a) Sin garantía
   b) Con garantía


3. Aceptaciones bancarias


4. Venta de títulos en el mercado libre.

Fuentes del capital circulante a largo plazo:

Se debe evitar, en lo posible, estar a merced de las entidades bancarias por largo tiempo y en tal sentido se debe regularizar su utilización.

Si caer en manos de las entidades bancarias resulta ser un problema para el sano manejo de las finanzas de la empresa, que no decir de la situación de tener que recurrir a préstamos no regulados por el sistema financiero, que resultan altamente onerosos.

Las fuentes a largo plazo deben ser las que aporten la mayor parte del capital circulante, porque no conviene a ninguna clase de empresa estar mucho tiempo a merced de los préstamos bancarios u otras fuentes de difícil renovación y que en algún caso pueden fallar.

El desarrollo y/o crecimiento de la empresa en el tiempo, con una adecuada planeación, va a ir señalando las necesidades de inyección de capital y la mejor decisión será la relacionada a conseguir aportes adicionales de los socios o abrirse al mercado de participación y, como última opción, recurrir a las entidades bancarias.

También se suele caer en la equivocación de invertir en bienes inmovilizados no productivos, utilizando dinero en efectivo que pudiera servir de capital circulante, para finalmente tener que recurrir a los préstamos bancarios. Estos préstamos que, suelen ser a corto plazo, pueden generar dificultades para su pago en el momento de su vencimiento, si no está garantizado un adecuado flujo de caja, no comprometido, en otras acciones.

Otra fuente importante de capitalización, corresponde a la acumulación de beneficios. Lo que no se entregue como dividendos o participaciones, debe invertirse en el negocio, o mantenerlas como disponible, en inversiones a mediano o corto plazo, haciendo parte del capital circulante.

También puede ser aumentado el capital circulante vendiendo aquellos activos fijos que ya no se consideran necesarios para la marcha normal del negocio.

Fuentes de capital circulante a corto plazo:

Las necesidades de capital circulante a corto plazo en la mayoría de los casos está relacionado con el mayor volumen del negocio y disminuye cuando éste falta; esto da lugar a recurrir a préstamos bancarios o al mercado libre para procurarse el importe del aumento, mientras que en otros casos bastará con el crédito que nos conceda los proveedores con los que negocia la empresa.

Créditos comerciales que proveen de capital circulante:

Cuando el proveedor nos concede créditos al comprar la empresa materias primas o mercancías a crédito, nos estamos proveyendo de capital circulante. En ocasiones, ante compras inteligentes y sujetas a nuestra capacidad de ventas, cuando las facturas llegan a su vencimiento, la empresa ya cuenta con el dinero disponible para cancelarlas, sin la necesidad de tomar de su disponible, dinero alguno.

Préstamos bancarios como fuente de capital circulante:

No debe considerarse la obtención de recursos por parte de las entidades bancarias como capital circulante corriente, sino como especial, ya que los bancos no se hallan disponibles para suministrarnos el capital circulante regular para evitar las inmovilizaciones excesivas de las cantidades prestadas.

Cuando tengamos que recurrir a los préstamos bancarios, debemos tener la seguridad de que nuestras proyecciones de ventas y existencias de mercancías, son susceptibles de convertirse en efectivo al vencimiento de los préstamos. Hay que tener muy presente que del cumplimiento en el pago de las obligaciones bancarias, será una base importante para seguir contando con ellos, para el cubrimiento de nuestras necesidades a corto y largo plazo.

Capital circulante en el mercado de papeles comerciales:

El descuento de documentos al cobro entregadas a entidades financieras bien puede ser otra fuente de financiación a corto plazo. (Factoring).

No es frecuente el que la pequeña y mediana empresa recurra a este tipo de prácticas cuando en las transacciones con las entidades financieras pudieran estar involucrados sus proveedores, ya que temen reflejar una imagen de descapitalización y de generar desconfianza, con relación a la solidez económica de su cliente.

Sin embargo, no deja de ser una buena práctica cuando la empresa requiera de capital en el corto plazo y esta acción pudiera resultar menos onerosa y más rápida que el recurrir a la gestión de un crédito bancario.

Circunstancias que señalan la necesidad de capital circulante:

No existe regla fija y mucho menos mágica para determinar el capital circulante necesario en la empresa para un periodo dado, sin antes no entrar a analizar los diferentes factores que tienen injerencia en el comportamiento del efectivo.

Las necesidades de las empresas no son siempre las mismas y estas, están muy relacionadas a circunstancias intrínsecas o extrínsecas de cada una de ellas, en relación a su tipo o clase. Por tal razón deberán considerarse los siguientes factores en el establecimiento del capital de circulante.

1. Actividad de la Empresa relacionada con la demanda constante de sus productos o servicios


2. Comportamiento y recaudo de las cuentas por cobrar y deudores.


3. Renovación o giro de las existencias de almacén


4. Relación existente entre los plazos de compras y ventas


5. Carácter intermitente del negocio. Ventas por temporadas.


6. Ritmo normal del aumento del volumen del negocio.


7. Adecuadas relaciones de negocios con las entidades bancarias.

Ventajas de contar con suficiente capital circulante:

1. Seguridad y confianza en la administración y marcha de la empresa.


2. La solvencia o liquidez económica le ahorrará los inconvenientes que trae el "salir a conseguir" dinero para poder cubrir con nuestras obligaciones.


3. El poder hacer algunos pagos de contado en la compra de mercancías, aprovechando los descuentos, economizando los intereses de financiación y aumentando el margen de utilidad en las ventas efectuadas.


4. Aprovechar comprar en épocas en que el mercado es más favorable en precios.

Autor:
William Jiménez Lemus - wjlemusarrobagmail.com
Administrador de Empresas. Docente en las áreas de Administración general, Gestión Humana, Evaluación de Proyectos – Plan de Negocios, y Contabilidad. Implementación de estrategias para la motivación del personal. Asesor Pymes.
http://accorh-consultor-wjlemus.blogspot.com/

Ref: Gestiópolis